Pour gagner du temps, vous pouvez ajouter une liste d'utilisateurs à partir d'un fichier Excel. Cette option sera utile si vous souhaitez uploader en masse votre base de données d'utilisateurs exportée depuis votre système comptable ou si vous devez transférer un grand nombre d'utilisateurs vers un autre groupe ou département.
- Dans la section Utilisateurs, ouvrez le menu Export/Import et sélectionnez Importer des utilisateurs.
- Dans la fenêtre Importer des utilisateurs, téléchargez un fichier modèle pour importer de nouveaux utilisateurs. Pour ce faire, cliquez sur le lien du modèle d'importation et enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
Ajoutez toutes les informations nécessaires sur les utilisateurs dans le modèle. Pour que la fonction d'importation fonctionne correctement, vous devez conserver la structure du fichier d'origine intacte.
Important :
- Pour les utilisateurs actifs, laissez la colonne Actif vide ou saisissez Oui.
- Si vous voulez ajouter des utilisateurs inactifs, mettez Non dans la colonne Actif.
- Les colonnes requises sont Login et ID du département, et toutes les colonnes coïncidant avec les champs requis du profil de l'utilisateur.
- La colonne Email apparaîtra dans le fichier d'importation uniquement si le champ de profil utilisateur Email est requis.
- Laissez la colonne Rôle vide dans le fichier d'importation.
Tous les utilisateurs nouvellement importés seront affectés au rôle d'apprenant, et tous les utilisateurs existants conserveront le même rôle qu'auparavant. Vous pourrez modifier les rôles des utilisateurs plus tard, une fois le processus d'importation terminé.
L'ID du département peut être vérifié et copié lors de la modification d'un département. - Chaque utilisateur peut être ajouté à un nombre illimité de groupes, et chacun de ces groupes nécessite la création d'une colonne distincte.
- Si le fichier d'importation contient des utilisateurs de comptes existants et comporte quelques colonnes Groupe (remplies ou vides). Une fois le processus d'importation terminé, ces utilisateurs seront exclus des groupes auxquels ils appartenaient précédemment et seront ajoutés aux groupes spécifiés dans les colonnes Groupe.
Si aucune des colonnes Groupe n'a été remplie, les utilisateurs importés n'appartiendront à aucun groupe. - Pour ajouter des utilisateurs à un nouveau groupe sans les exclure des groupes existants, supprimez toutes les colonnes Groupe et ajoutez une nouvelle colonne Ajouter au groupe. Une fois le processus d'importation terminé, les utilisateurs seront ajoutés au nouveau groupe et resteront dans les groupes auxquels ils appartenaient précédemment.
- Les colonnes Groupe ou Ajouter au groupe ne peuvent pas être utilisées simultanément. Si vous utilisez à la fois la colonne Groupe et la colonne Ajouter au groupe, le processus d'importation échouera et un message d'erreur s'affichera.
- Si vous spécifiez un nouveau groupe qui n'existe pas encore dans le compte dans la colonne Groupe ou Ajouter au groupe, il sera ajouté à la liste des groupes une fois le processus d'importation terminé. Il sera alimenté avec les utilisateurs importés.
- Les utilisateurs importés à partir d'un fichier Excel ne peuvent être ajoutés qu'aux groupes standards, et non aux groupes intelligents. Si vous mettez un nom de groupe intelligent dans la colonne Groupe ou Ajouter au groupe, les utilisateurs seront bien importés, mais ne seront pas affectés au groupe intelligent spécifié.
- Il existe deux façons de configurer les mots de passe pour les utilisateurs nouvellement importés :
- Ajouter des mots de passe dans le modèle. Le niveau de sécurité du mot de passe peut être défini dans la section Paramètres.
- Les utilisateurs importés recevront un email d'invitation (si vous cochez cette option dans la fenêtre Importer des utilisateurs et que les adresses email sont ajoutées au fichier). Dès que les utilisateurs suivront le lien contenu dans l'email, ils pourront définir un mot de passe pour leur compte.
- Pour les utilisateurs actifs, laissez la colonne Actif vide ou saisissez Oui.
- Téléchargez le fichier contenant la liste des utilisateurs. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Parcourir..., sélectionnez le fichier sur votre ordinateur et cliquez sur Ouvrir.
- Ajoutez un message d'invitation pour les utilisateurs importés. Pour ce faire, sélectionnez Envoyer une invitation par email pour accéder au portail d'apprentissage et modifiez le message comme vous le souhaitez.
- Cliquez sur le bouton Pistes.
- Si l'option Supprimer les utilisateurs lors de l'importation depuis XLSX est activée, il vous sera demandé de confirmer que vous êtes prêt à mettre à jour entièrement votre liste d'utilisateurs. En d'autres termes, seuls les utilisateurs du fichier importé resteront dans le compte, et tous les autres (à part le propriétaire du compte) seront supprimés.
- Une fois le processus d'importation terminé, vous verrez une fenêtre pop-up annonçant ses résultats. Vous pouvez y copier les résultats et les erreurs éventuelles. Cliquez sur Fait pour accéder à la liste des utilisateurs.